Préparer sa venue

Inscription

L’inscription a lieu sur place et sur présentation d’une pièce d’identité officielle comportant une photographie. Elle est gratuite, valable un an et renouvelable sur demande auprès du personnel. Le règlement de la salle de lecture sera également porté à votre en connaissance et une petite fiche d’inscription vous sera demandée.

Que deviennent mes données d’inscription ?

2 types de données sont recueillis :

• des données personnelles : nom, prénom, date de naissance, adresse. Elles sont liées à la sécurité des documents, dont les archives sont responsables. Elles sont conservées selon des délais réglementaires et en accord avec le délégué aux données personnelles de la Ville de Saint-Quentin. Ces données ne sont en aucun cas communiquées à des tiers ou revendues. Voir les mentions légales : Traitement des données à caractère personnel et cookies ;
• des données sur le profil et la recherche : étudiant/actif/retraité, généalogie/histoire locale/urbanisme, sujet de recherche, université. Ces informations restent anonymes et alimentent le rapport annuel que tous les services d’archives publiques transmettent chaque année au Service interministériel des Archives de France.

Pour des raisons de sécurité des documents, seuls les matériels de prise de note ou de photographie peuvent être apportés en salle de lecture. Les autres éléments (vêtements d’extérieur, sacs à main, sacoche, pochettes, etc.) doivent être déposés dans les casiers disponibles. La nourriture et les boissons sont également interdites en salle de lecture.

Comment puis-je consulter les documents originaux ?

La consultation des documents originaux à lieu en salle de lecture. En renseignant sur la fiche lecteur les documents souhaités, les agents se chargent de vous amener les documents.

Il s’agit de documents uniques, c’est pourquoi le prêt est exclu, et ces derniers seront réintégrés dans le magasin d’archives après votre départ.

Pour en savoir plus :

• Télécharger le règlement complet de la salle de lecture

Est-ce que tout est communicable immédiatement ?

Pour les archives publiques et depuis la dernière loi sur les archives en 2008, tout est immédiatement communicable, sauf ce qui est soumis à des délais. Une grande partie des archives communales peut être consultée sans délai.

Les délais prévus par la loi et codifiés dans le code du patrimoine, visent à protéger un certain nombre de droits : il s’agit pour l’essentiel de la protection de la vie privée et des données personnelles, du jugement de valeur porté sur une personne physique, ou encore du secret médical.

>> Attention : les délais de consultation en ligne peuvent être différents de ces délais légaux. La Commission nationale Informatique et Libertés (CNIL) a en effet prolongé certains délais pour mieux protéger les données personnelles lorsqu’elles sont diffusées dans le monde entier. C’est notamment le cas pour les actes de naissances et de décès numérisés, dont les délais légaux sont majorés de 25 ans pour leur consultation en ligne.

Pour les archives privées, les conditions d’accès peuvent être similaires aux archives publiques et gérées par les archives. Il arrive cependant que le donateur ou le déposant ait demandé des conditions d’accès et de reproduction particulières. Dans ce cas, les archives contactent le donateur, le déposant ou ses ayants droit et assurent le suivi de votre demande. Vous pouvez vous renseigner auprès du personnel.

Puis-je demander malgré tout à consulter des documents non communicables ?

Oui, sous conditions. Si vous souhaitez consulter des documents qui ne sont pas encore communicables, vous pouvez demander l’accès au document à titre dérogatoire. Celle-ci est par la suite instruite par le service producteur, puis par le Service interministériel des Archives de France (Paris). Le formulaire à compléter est disponible auprès du personnel de la salle de lecture et le délai de réponse d’environ 2 mois. La dérogation porte à la fois sur la consultation et la reproduction. Elle reste valable tant que vous avez besoin de consulter les dossiers correspondants.

Reproduction des documents

La reproduction est autorisée, sous réserve de l'état du document et des moyens techniques du service.

Modes de reproduction autorisés

Les lecteurs peuvent utiliser leur appareil photo ou leur téléphone portable, sans flash, pour effectuer la reproduction des documents consultés.

Les photocopies des documents sont effectuées par les agents des archives. Elles sont interdites pour les documents reliés (registres, livres, recueils de presse…), les documents (plans, affiches, journaux…) dont l’un des côtés excède la dimension du cadre vitré de la photocopieuse, les documents dont l’état interdit une manipulation excessive (fragilité du support, mauvais état).

Reproduction de documents en vue d'une réutilisation (publication, exposition, etc.)

Toute reproduction suppose le respect du document. Pensez à vous référer au règlement pour toute reproduction.

La reproduction de documents peut être soumise à des droits relevant du Code de la propriété intellectuelle. Les autorisations nécessaires sont à solliciter directement auprès des auteurs ou de leurs ayants droits.

Comment m’y prendre ?

Nos instruments de recherche seront bientôt disponibles en ligne.

En attendant, rendez-vous en salle de lecture. Commencez par explorer ce qui est disponible dans la salle de lecture : instruments de recherche, revues de presses, supports proposés. L’instrument de recherche permet de trouver une liste des documents classés selon un cadre de classement. A chaque document est associée une cote : c’est cette cote qu’il faut renseigner sur la fiche lecteur.

En cas de besoin, notre équipe se tient à votre disposition pour faciliter votre recherche.

Pour une demande par courriel : de quoi avez-vous besoin pour me répondre ?

Les informations sur l’objet de votre recherche doivent être précises : thème, dates, adresses, noms de personnes, contexte de recherche, etc.

Attention : dépouiller les dossiers, les sélectionner pour une exposition ou un travail universitaire, demander une numérisation... : c’est votre travail, pas le nôtre !

En combien de temps répondez-vous ?

Cela dépend du type de recherche, de la précision de votre demande, de sa complexité et du nombre de demandes en cours.

Les archives essayent de répondre en moins de 72 h (sauf pendant les périodes de fermeture du service ou d’équipe réduite).